Transaksi pembelian dan penjualan serta inventori barang bisa dipantau secara online. Kalkulasi data bisa menjadi dasar pengambilan keputusan strategis.

Kehadiran teknologi telah banyak mengubah kehidupan manusia. Di berbagai perusahaan, teknologi informasi (TI) merupakan infrastruktur yang amat penting karena transaksi pembelian dan penjualan, inventori barang serta perhitungan bonus untuk sales harus dilakukan secara komputerisasi. Dan informasi yang tepat guna menjadi sesuatu yang sangat penting, khususnya bagi para pengambil keputusan.

Oracle E-Business Suite adalah aplikasi enterprise resource planning (ERP) yang bermanfaat dalam hal otomasi proses bisnis suatu perusahaan dari hulu hingga hilir (end to end). Ini adalah sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti secara efisien, seperti interaksi pelanggan, pengelolaan finansial, sumber daya manusia dan pengelolaan rantai pasokan.

“Piranti lunak ini bisa memenuhi kebutuhan perusahaan kecil hingga level enterprise,” ujar Wiranto, Sales Director ERP PT Mitra Integrasi Informatika (MII), anak perusahaan PT. Metrodata Electronics, Tbk. Aplikasi ini juga dapat melayani perusahaan di berbagai macam industri mulai dari distribusi, telekomunikasi, manufacturing, oil and gas, pemerintahan, dan lain-lain.

Oracle juga memiliki solusi business intelligence (BI) yakni alat yang memanfaatkan informasi di dalam database dan membuat kalkulasi yang bisa menjadi dasar pengambilan keputusan-keputusan manajerial yang strategis. “Dari data-data di ERP, data tentang pasar, dan data intelijen bisnis, bisa menghasilkan kumpulan data yang membantu perusahaan mengambil keputusan,” tutur Wiranto.

Business Intelligence dikategorikan sebagai aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data yang membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara lebih baik. Aktivitasnya meliputi sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), analisa statistik, forecasting, dan data mining. Pendeknya BI dibutuhkan untuk mengubah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis.

Contohnya saja akan kemana arah sebuah perusahaan dalam lima atau sepuluh tahun mendatang, apakah tetap di bisnis inti atau atau ekspansi ke bisnis lain. Di bidang penjualan, misalnya bisa memantau produk-produk yang menguntungkan atau paling laku, mengetahui wilayah yang mencatat penjualan paling bagus, daerah mana yang tagihannya sering macet atau salesman yang paling baik. Sektor finansial bisa memonitor piutang, mengawasi pengeluaran, dan mencatat pengelolaan utang setiap hari. “Setiap perusahaan bisa mengetahui posisi net cash flow setiap hari hingga forecastnya tiga bulan ke depan,” kata Wiranto.

Aplikasi bisnis ini mencatat semua data mulai dari transaksi penjualan, mengeluarkan tagihan atau bukti. Dalam hal persediaan barang, setiap cabang bisa mengetahui kondisi barang di masing-masing cabang berkat pencatatan inventori yang bisa diakses secara online. Jadi perusahaan tak perlu membeli banyak barang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. “Dari sisi likuiditas perusahaan, inventori yang tinggi jelas tidak baik karena ada barang mengendap lama di gudang,” ungkap Wiranto.

Penggunaan Oracle juga menciptakan analisa kontrol di pembelian. Karena setiap pengeluaran harus mengacu pada alokasi anggaran perusahaan atau masing-masing departemen sehingga menghindari kebobolan finansial. User di cabang A begitu mengetahui anggarannya habis, harus mengajukan budget tambahan. “Jadi tidak bisa sembarangan beli sehingga kontrol pengeluaran dan anggaran lebih terjaga,” lanjutnya.

Dengan aplikasi bisnis yang terintegrasi seperti Oracle ini, input data hanya dilakukan satu kali. Sedangkan proses selanjutnya mengacu pada data sebelumnya. Sistem ini akan mengurangi kesalahan entry dari masing-masing operator. Bisa dibayangkan jika bagian penjualan, penagihan, dan penerima piutang sama-sama memasukkan data secara terpisah dan tidak terintegrasi. Yang terjadi adalah ketidakkonsistenan data.

Wiranto mengingatkan dibutuhkan user yang terlatih untuk mengoperasikan aplikasi tersebut. Saat input data, operator sudah berpikir, misalnya untuk membayar suatu pengeluaran, akan mengacu pada invoice dalam sistem. Tak kalah penting adalah proses implementasi paket aplikasi oleh konsultan yang memiliki sertifikasi dari vendor ERP. MII misalnya memiliki pengalaman yang cukup panjang dalam mengimplementasikan aplikasi tersebut.

Lamanya proses penerapan aplikasi untuk suatu perusahaan sangat bervariasi, tergantung kesiapan sumber daya di perusahaan tersebut. Terkadang penerapan sistem baru juga membawa konsekuensi pada perubahan budaya dan mekanisme kerja. Untuk itu pihak manajemen dan karyawannya diharapkan tidak bersikap kaku, melainkan berpikir terbuka dan bersedia menerima perubahan ke arah lebih baik. Komitmen dari Top Management perusahaan memegang peranan yang penting dalam kesuksesan implementasi ERP.


sumber:www.metrodata.co.id